Een platform van AI-agenten voor een industriële kmo
Een platform van drie AI-agenten gekoppeld aan het bestaande ERP: AI bereidt voor, een medewerker valideert voor er iets gebeurt.
- Rol
- Business analist
- Periode
- 2026, lopend
- Agenten
- 3: e-mail, calculatie, dashboard
- Principe
- AI stelt voor, de mens valideert
De uitdaging
Een familiale industriële kmo, geconfronteerd met een groeiende administratieve last en te lange commerciële responstijden, vroeg mij een platform van AI-agenten te ontwerpen dat gekoppeld is aan het bestaande ERP-systeem. Het project wordt gefaseerd uitgerold, module per module.
Het bedrijf produceert en installeert technische producten op maat. De commerciële mailbox ontvangt wekelijks tientallen aanvragen: offertes, technische vragen, orderopvolging en klachten, die momenteel manueel worden gesorteerd. De calculatie steunt grotendeels op handwerk: plannen lezen, hoeveelheden overnemen, prijzen opzoeken en de uiteindelijke offerte berekenen. De directie moet tussen verschillende tools schakelen om een overzicht van de commerciële activiteit te krijgen.
Deze manier van werken kost tijd, verlengt de responstijd naar klanten en laat ruimte voor menselijke fouten in de calculatie. Het bedrijf zocht geen extra tool, maar een systeem dat aansluit op de bestaande werking, en in het bijzonder op het ERP-systeem, in plaats van dat te vervangen.
De knelpunten bij de start
-
Knelpunt 01
Een mailbox die manueel wordt gesorteerd
Wekelijks tientallen aanvragen: offertes, technische vragen, orderopvolging, klachten.
-
Knelpunt 02
Manuele calculatie
Plannen lezen, hoeveelheden overnemen, prijzen opzoeken, de offerte berekenen.
-
Knelpunt 03
Geen overzicht
De directie moest tussen verschillende tools schakelen.
De aanpak
Drie principes stuurden het ontwerp.
AI doet een voorstel, de mens valideert. Geen enkele agent voert zelfstandig een definitieve actie uit, zoals een offerte versturen, een bestelling aanpassen of een klant antwoorden. Elk voorstel, bijvoorbeeld een pré-meetstaat, een antwoordvoorstel of een activiteitsoverzicht, wordt door een medewerker gevalideerd voordat er een concrete actie in het ERP-systeem plaatsvindt.
Gespecialiseerde agenten in plaats van één groot systeem. Eén agent verwerkt binnenkomende e-mails, identificeert de bedoeling en stelt een antwoord of actie voor. Een calculatie-agent haalt de nodige informatie uit technische documenten en stelt een pré-meetstaat op. Een dashboard-agent consolideert gegevens om de directie een duidelijk en actueel beeld van de activiteit te geven.
Het taalmodel structureert, de code rekent. Het model leest en structureert informatie uit uiteenlopende documenten, zoals tekst, afbeeldingen en tabellen. De eigenlijke offerteberekening, met toepassing van prijzen en hoeveelheidsregels, gebeurt via klassieke, deterministische en controleerbare bedrijfslogica.
Het platform koppelt aan het ERP-systeem dat dagelijks al wordt gebruikt. Prijzen, productreferenties en bedrijfsregels blijven daar gedefinieerd. De agenten steunen daarop in plaats van die informatie elders te dupliceren.
Wat er werd opgeleverd
-
Een e-mailagent
Verwerkt binnenkomende aanvragen en stelt een antwoord of actie voor.
-
Een calculatie-agent
Haalt informatie uit technische documenten en stelt een pré-meetstaat op.
-
Een dashboard-agent
Consolideert gegevens tot een duidelijk overzicht voor de directie.
-
Een validatieportaal
Elk voorstel wordt er goedgekeurd, gecorrigeerd of afgewezen voor er iets in het ERP gebeurt.
Het resultaat
De e-mailagent en de dashboardagent zijn operationeel en worden samen met de teams getest. De calculatie-agent haalt al informatie uit technische documenten en maakt pré-meetstaten op ter validatie. Het validatieportaal is in gebruik en wordt dagelijks gebruikt door medewerkers om voorstellen goed te keuren, te corrigeren of af te wijzen.
Wat het project mogelijk maakte
-
Twee agenten in test
De e-mail- en dashboardagent zijn operationeel en worden met de teams getest.
-
Pré-meetstaten ter validatie
De calculatie-agent haalt al informatie uit technische documenten.
-
Dagelijkse validatie
Medewerkers gebruiken het portaal elke dag.
Om te onthouden
Dit project toont een bepaalde manier van werken.
-
Aansluiten op wat er is
Koppelen aan het ERP in plaats van een geïsoleerd platform op te leggen.
-
De mens in de lus
Bij beslissingen die het bedrijf aangaan, terwijl repetitief werk stroomopwaarts wordt geautomatiseerd.
-
Redenering en berekening scheiden
Het model structureert, de code rekent, en het project gaat stap voor stap vooruit.
Kost een proces in uw organisatie te veel tijd? De Process Scan geeft u in 5 minuten gratis een eerste lezing. De Process Scan doen →
Uw ERP bevat waarschijnlijk al een groot deel van uw bedrijfslogica
Als u AI wilt integreren in bestaande processen zonder de controle over bedrijfsbeslissingen uit handen te geven, kunnen we uw situatie bespreken.