CRM-harmonisatie tussen meerdere onafhankelijke organisaties
Drie organisaties, één gemeenschappelijke CRM: eerst begrijpen hoe elke organisatie werkt voor er een tool wordt gekozen, en daarna de implementatie opvolgen tot de ingebruikname.
- Rol
- Business analist
- Periode
- 2025–2026
- Organisaties
- 3 onafhankelijke organisaties
- Opgeleverd
- Requirements, user stories, testscenario's
De uitdaging
Drie onafhankelijke organisaties uit de geestelijke gezondheidszorg besloten een gemeenschappelijk digitaal ecosysteem op te zetten. Elke organisatie behield haar eigen autonomie, maar alle drie hadden ze behoefte aan meer structuur en een betere afstemming in de opvolging van hun activiteiten.
Drie organisaties, drie manieren van werken. Elk had zijn eigen gewoontes, prioriteiten en terminologie om eenzelfde proces te beschrijven. Voor er een tool werd gekozen, moest eerst duidelijk worden wat elk team werkelijk deed en waar de gemeenschappelijke punten lagen.
De knelpunten bij de start
-
Knelpunt 01
Drie manieren van werken
Elke organisatie had eigen gewoontes en prioriteiten voor eenzelfde proces.
-
Knelpunt 02
Een andere terminologie
Dezelfde stappen droegen in elk team een andere naam.
-
Knelpunt 03
Autonomie die bewaard moest blijven
Het gemeenschappelijke model mocht de eigenheid van elke organisatie niet uitvlakken.
De aanpak
Het werk begon met gesprekken met de drie teams, eerst afzonderlijk en daarna samen. Elke behoefte werd vertaald naar een duidelijke requirement en gedocumenteerd zodat ze voor iedereen begrijpelijk bleef, van de werkvloer tot de directie.
De scope van de CRM-implementatie werd op die gemeenschappelijke basis bepaald. User stories en testscenario's werden opgesteld op basis van het werkelijke gebruik in de drie organisaties, niet alleen van het eenvoudigste scenario.
De coördinatie van de stakeholders bleef gedurende het hele traject een rode draad, met regelmatige validatiemomenten zodat elke organisatie vertrouwen bleef houden in de gekozen richting.
Wat er werd opgeleverd
-
Gedocumenteerde requirements
Elke behoefte vertaald naar een duidelijke requirement, begrijpelijk van de werkvloer tot de directie.
-
Scope van de CRM-implementatie
Bepaald op de gemeenschappelijke basis van de drie organisaties.
-
User stories en testscenario's
Opgesteld vanuit het werkelijke gebruik in de drie organisaties, niet alleen het eenvoudigste scenario.
Het resultaat
De externe partner implementeerde de oplossing onder voortdurende functionele opvolging en validatie. De bestaande tools werden gemigreerd naar de nieuwe oplossing, met een ingebruiknamestrategie die rekening hield met de drie organisaties tegelijk.
Wat het project mogelijk maakte
-
Eén gemeenschappelijke oplossing
Geïmplementeerd door de externe partner, onder voortdurende functionele opvolging en validatie.
-
Bestaande tools gemigreerd
De vroegere tools werden overgezet naar de nieuwe oplossing.
-
Een gezamenlijke ingebruikname
Een strategie die rekening hield met de drie organisaties tegelijk.
Om te onthouden
Dit project toont wat het verschil maakt bij een transformatie over meerdere organisaties heen.
-
Eerst begrijpen, dan kiezen
De tijd nemen om elke manier van werken te begrijpen voor er een tool wordt gekozen.
-
Documenteren voor iedereen
Behoeften zo beschrijven dat ze begrijpelijk blijven, van de werkvloer tot de directie.
-
Op één lijn tot het einde
Stakeholders afgestemd houden tot en met de ingebruikname, niet alleen bij de start.
Kost een proces in uw organisatie te veel tijd? De Process Scan geeft u in 5 minuten gratis een eerste lezing. De Process Scan doen →
Drie organisaties kunnen dezelfde CRM gebruiken zonder op dezelfde manier te werken
Als verschillende teams of organisaties één CRM-omgeving moeten delen en tegelijk hun eigen werking willen behouden, kan ik helpen om de gemeenschappelijke basis te bepalen.