De kortingsberekening voor dealers automatiseren, van ruwe data tot persoonlijke brief
Een kortingsberekening die vijf werkdagen manueel werk vroeg, geautomatiseerd van ruwe data tot persoonlijke brief, in ongeveer vijftien minuten.
- Rol
- Business analist & ontwikkelaar
- Periode
- Enkele weken, 2025
- Voor / na
- 5 dagen → ongeveer 15 minuten
- Bronnen
- 3 systemen
De uitdaging
Een internationale fabrikant beheert een kortingsprogramma voor zijn dealernetwerk, gebaseerd op hun digitale marketingactiviteiten en commerciële prestaties. De berekening, vroeger manueel, kostte telkens vijf werkdagen en steunde op data uit drie verschillende systemen.
Het kortingsbedrag hing af van verschillende factoren: de aanwezigheid van een trackingmodule op de website van de dealer, publicaties op sociale media, de werkelijke omzet en de regelmaat waarmee verkoopcijfers werden doorgegeven. Elk element zat in een ander systeem: webtracking, een enquêtetool voor de publicaties en het commerciële beheersysteem voor de omzet. Deze data manueel verzamelen en combineren, dealer per dealer, kostte meerdere dagen per berekening, met een risico op fouten dat toenam naarmate het aantal dealers groeide.
De knelpunten bij de start
-
Knelpunt 01
Drie databronnen
Webtracking, een enquêtetool en het commerciële systeem, dealer per dealer te combineren.
-
Knelpunt 02
Vijf dagen per berekening
Manueel werk bij elke deadline.
-
Knelpunt 03
Een groeiend risico op fouten
Hoe meer dealers, hoe groter het risico.
De aanpak
De berekening werd volledig geautomatiseerd, van data-extractie tot de finale brief. Webactiviteit en publicaties op sociale media worden automatisch opgehaald uit hun respectieve systemen. Verkoopcijfers worden toegevoegd zodra ze beschikbaar zijn, met een progressieve berekeningslogica die regelmatige rapportering beloont in plaats van één late indiening aan het einde van het jaar.
Voor dealers die tot dezelfde commerciële groep behoren, werd een specifieke regel ingebouwd. Zij delen de beste prestatie van de groep in plaats van individueel te worden beoordeeld, een belangrijke bedrijfsregel om een billijke behandeling van verbonden entiteiten te behouden.
Zodra de berekening klaar is, wordt voor elke dealer automatisch een persoonlijke brief gegenereerd, in zijn taal, met het behaalde bedrag en de factoren die dat bedrag bepalen. Er werd ook een revisie-interface gebouwd waarmee een specifiek geval manueel kan worden aangepast en het bijbehorende document meteen opnieuw kan worden gegenereerd, zonder de volledige berekening opnieuw uit te voeren.
Het versturen van de brieven naar dealers werd rechtstreeks geïntegreerd in het mailsysteem van het bedrijf, met de mogelijkheid om ze eerst als concept op te slaan voor controle en daarna definitief te versturen.
Wat er werd opgeleverd
-
Een geautomatiseerde berekening
Van data-extractie tot finale brief, met een progressieve logica die regelmaat beloont.
-
Groepsregels
Dealers uit dezelfde groep delen de beste prestatie van de groep.
-
Een revisie-interface
Een specifiek geval aanpassen en het document opnieuw genereren zonder alles te herberekenen.
-
Persoonlijke brieven
In de taal van elke dealer, verstuurd via het mailsysteem, met eerst een concept ter controle.
Het resultaat
Een berekening die vroeger vijf dagen manueel werk vergde, gebeurt vandaag in ongeveer vijftien minuten. De commerciële teams kunnen nog altijd een specifiek geval aanpassen zonder IT-tussenkomst, en elke dealer ontvangt een duidelijke, persoonlijke brief waarin wordt uitgelegd hoe zijn korting werd berekend.
Wat het project mogelijk maakte
-
Ongeveer vijftien minuten
In plaats van vijf dagen manueel werk.
-
Aanpassingen zonder IT
De commerciële teams passen een specifiek geval zelf aan.
-
Een duidelijke brief per dealer
Die uitlegt hoe de korting werd berekend.
Om te onthouden
Dit project toont hoe je een berekening die afhankelijk is van verschillende uiteenlopende databronnen kunt automatiseren zonder de mogelijkheid van een eenmalige manuele aanpassing te verliezen.
-
Automatiseren zonder te verstarren
De mogelijkheid van een manuele aanpassing behouden.
-
Fijne regels tellen
Het delen van prestaties binnen een groep behandelen als een volwaardig scenario.
-
Een leesbaar resultaat
Voor de eindontvanger, niet alleen een rekenbestand.
Kost een proces in uw organisatie te veel tijd? De Process Scan geeft u in 5 minuten gratis een eerste lezing. De Process Scan doen →
Vijf dagen manueel rekenwerk kunnen soms vijftien minuten worden
Als een taak verschillende databronnen, bedrijfsregels en veel manuele controles combineert, is het misschien tijd om te bekijken wat geautomatiseerd kan worden.